למידה מוגדרת כ"רכישה, הרחבה ו/או שיפור של ידע, תובנה, יכולת או מיומנות". ניתן לתאר אותה כשינוי וצמיחה בכל תחום שהוא והיא תבוא פעמים רבות לידי ביטוי בשינוי התנהגותי הניתן למדידה.

בכדי להבין את מקומה של הערכת אפקטיביות הלמידה, חשוב להבין תחילה את תהליך הלמידה / הדרכה השלם, הכולל חמישה שלבים, שההערכה היא אחד מהם:

איתור צורכי הלמידה
בחירת אופן הלמידה
פיתוח הלמידה
קיום הלמידה
הערכת אפקטיביות הלמידה

איתור צורכי הלמידה – מתבצע בעיקר באמצעות פגישות עם מנהלים, בכדי ללמוד על הפערים הקיימים בידע ובביצוע של העובדים. לעיתים רחוקות יותר, מתבצע תהליך זה על בסיס פערי ידע וביצוע אובייקטיביים, כגון: ניתוח תוצאות של מבדקי ידע/ביצוע או עמידה ביעדים.

בחירת אופן הלמידה – בשלב זה נבחר את אסטרטגיית הלמידה, הצפויה לתת את התוצאות הטובות ביותר, בצורה היעילה ביותר, כגון: הדרכה פרונטאלית, הדרכה פרטנית, הדרכה מרחוק, הדרכה On the Job וכיו"ב.

פיתוח הלמידה – בשלב זה מבוצע הפיתוח של ערוץ הלמידה הנבחר. מפותחים אמצעי ההדרכה, חומרי העזר, תרגולים ועוד.

קיום הלמידה – בשלב זה מתבצע היישום בפועל של הלמידה.

הערכת אפקטיביות הלמידה – בשלב זה מתבצעת מדידה והערכה של הלמידה שהתקיימה, במטרה לאמוד את מידת האפקטיביות שלה ולהציע נקודות לשיפור בעתיד. הערכת הלמידה מאפשרת היזון חוזר והצעות לשיפור באופן ספציפי לכל אחד משלושת השלבים הקודמים לה.

לפי קירקפטריק (ראה: תרשים למטה), הערכת אפקטיביות הלמידה נבדקת בארבע רמות היררכיות שונות. ככל שעולים בפירמידה, כך המדידה מחוברת יותר לסביבת העבודה של העובד ונותנת אינדיקציה טובה יותר לגבי השפעת ההדרכה על ביצועיו בשטח.

תגובה – ברמה זו נבדקת תגובת הלומד ללמידה עצמה. האם היא הייתה רלוונטית עבורו? האם הוא מרגיש כי תרמה לו? האם הוא מרוצה ממנה ועוד. בשלב זה, העובד אינו יכול לקשר בין תהליך הלמידה שעבר לעבודתו בשטח וחוות דעתו היא סובייקטיבית למדי.

למידה – ברמה זו נבדקת מידת ההפנמה של תכני הלמידה אצל הלומד. תכני הלמידה מחולקים לנושאים ונערך מיפוי של הנושאים שהוטמעו יותר לעומת הנושאים שהוטמעו פחות. בדיקת ההפנמה של תכני הלמידה היא אמנם אובייקטיבית יותר מבדיקת תגובתו להדרכה, אך עדין אינה מלמדת דבר על השפעת ההדרכה על ביצועי העובד בשטח.

התנהגות – ברמה זו נבדקת התנהגות הלומד בסביבת העבודה שלו תוך אמידת מידת ההשפעה של תהליך הלמידה על ההתנהגות. במילים אחרות, נבדק האם העובד עושה דברים אחרת ובצורה טובה יותר בעקבות הלמידה, מאשר עשה לפניה. בדיקה זו היא אובייקטיבית יחסית ומשקפת היטב את ביצועי העובד בשטח.

תוצאות עסקיות – ברמה זו נבדקות התוצאות העסקיות של העובד שלו תוך אמידת מידת ההשפעה של הלמידה על התוצאות. במילים אחרות, נבדק האם העובד משיג תוצאות טובות יותר בעקבות תהליך הלמידה, מאשר עשה לפניה. בדיקה זו היא אובייקטיבית ככל שניתן ומשקפת היטב את התוצאות שמשיג העובד בשטח.